กฏ 80/20 คิดขึ้นโดยนักเศรษฐศาสตร์ชาวอิตาเลียนนามว่า Vilfredo Pareto ในปี 1906 โดยเขาได้พยายามคิดสูตรที่จะอธิบายการกระจายความมั่งคั่งในประเทศอิตาลี เขาได้สังเกตดูแล้วคนพบว่า 20% ของประชากร จะมีสินทรัพย์และความมั่งคั่งเป็น 80% ของสินทรัพย์ความมั่งคั่งทั้งหมดในประเทศ

ต่อมาในปี 1930 – 1950 นักคิดเกี่ยวกับเรื่อง Quality Management นามว่า Dr. Joseph Juran ได้นำแนวความคิดของ Pareto ไปใช้ต่อ แล้วหลักนี้ ก็กลายชื่อเรียกเป็น หลักการของ Pareto หรือ กฏ 80/20 นั่นเอง

ในงานของ Dr.Juan กฏ 80/20 หมายถึงข้อผิดพลาดในการผลิต หรือของมีตำหนิผิดพลาดจากการผลิต 20% นั้น เป็นปัญหา 80% ของปัญหาที่เกิดขึ้นทั้งหมด

ส่วนในเรื่องของการบริหารโครงการ หรือ Project Management กฏ 80/20 หมายถึง 20% ของการทำงาน (ในที่นี้คือ 10% ในการเริ่มต้น และ 10% ก่อนสิ้นสุดงาน ใช้เวลาและพลังงานไป 80% ของเวลาและพลังงานทั้งหมด 20% ของเนื้อหาประชุมทั้งหมดเป็นส่วนที่มีค่า 80% ของทั้งหมด

ส่วนเรื่อง Supply Chain กฏ 80/20 หมายความว่า 20% ของชนิดสินค้าทั้งหมด จะกินพื้นที่เก็บใน warehouse ไป 80% ในขณะที่ 80% ของชนิดสินค้า จะมาจาก 20% ของ supplier ทั้งหมดที่ใช้  และ 80% ของยอดขาย จะมาจาก 20% ของพนักงานขายทั้งหมด 20% ของพนักงานทั้งหมดจะเป็นผู้ก่อปัญหา 80% จากปัญหาทั้งหมด และ 20% ของพนักงานทั้งหมด จะผลิต 80% ของยอดผลิตทั้งหมด
คนที่ผ่านเข้ามาในชีวิตเรา มีเพียง 20% ของคนทั้งหมดที่มีอิทธิพลกับชีวิตเรามากถึง 80% ของที่อิทธิพลทั้งหมดที่เราได้รับมา

คนทำงานที่เจริญก้าวหน้า ซึ่งเป็น 20% ของคนทั้งหมด จะมีลักษณะ จดจ่ออยู่กับกิจกรรมที่ไปสู่จุดมุ่งหมายหลักของชีวิต ทำในสิ่งที่ต้องการทำหรือทำให้รู้สึกดี อาจจะทำในสิ่งที่ไม่ต้องการบ้าง แต่ทำเพราะว่ามันเป็นหนทางไปสู่เป้าหมายภาพรวมที่หวังไว้ สามารถหาคนทำในสิ่งที่ไม่อยากทำหรือไม่ถนัดที่จะทำได้ และสุดท้ายคือ มีความสุขที่ได้ทำ ส่วน 80% ที่เหลือ จะทำงานอยู่กับสิ่งที่คนอื่นต้องการให้ทำ แต่ตัวเองไม่ได้มีส่วนลงทุนอะไรตรงนั้น ทำงานในงานที่ต้องการอย่างเร่งด่วนบ่อยๆ ใช้เวลาไปกับงานที่ไม่ถนัดเสียมาก การทำงานใช้เวลามากกว่าที่คิด และรวมไปถึงการที่พบว่า ตัวเองบ่นเรื่องงานอยู่ตลอดเวลา

บทความใน i am ia เพียง 20%ของบทความทั้งหมด ที่จะมีคนอ่านเป็น 80% ของผู้อ่านทั้งหมด

และยังอีกมากมาย ทั้งเรื่องในชีวิตจนไปถึงธุรกิจพันล้าน ที่สามารถประยุกต์ใช้กฏ 80/20 นี้ได้

แต่นั่นไม่ได้หมายความว่า ควรจะสนใจแต่ 20% ที่ดีๆโดยไม่สนใจ 80% ที่เหลือ หรือออกกฏควบคุม 80% ที่ด้อยกว่าจนไปกระทบ 20% ที่ดีๆ การจัดการควรจะมุ่งเน้นไปที่ ทำอย่างไรที่ทำให้ส่วนที่ด้อย ได้รับการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น อีกทั้งยังไม่ควรใช้กฏ 80/20 โดยปราศจากการสังเกตอย่างถ้วนถี่ด้วย
อย่างเช่นในการออกแบบ User Interface,
เมนูหรือฟังก์ชั่นทั้งหมดในโปรแกรม มีเพียง 20% เท่านั้นที่ใช้หนักๆถึง 80% ของการใช้ทั้งหมด

ในโปรแกรมที่ค่อนข้างซับซ้อน จึงมีการออกแบบ interaction ในแบบที่ต้องทำให้ฟังก์ชั่นที่ใช้บ่อย เรียกได้ง่าย และหาฟังก์ชั่นที่ใช้งานน้อยรองๆลงมาได้อย่างง่ายดายด้วย โดยที่ไม่ต้องมาแบฟังก์ชั่นทั้งหมดภายในหน้าเดียวแบบแผงขายผักขายปลา

 ธุรกิจดิจิตอลแบบ Long Tail ก็เป็นการจัดการกฏ 80/20 ที่เยี่ยมยอดเช่นกัน

ว่ากันว่า 20% ของหนังสือทั้งหมดในท้องตลาด ทำรายได้ 80% ของรายได้ทั้งหมดจากการขายหนังสือ ธุรกิจเก่าจำเป็นต้องใช้กฏนี้ และ focus ที่ 20% นั้น เพราะข้อจำกัดในเรื่องต้นทุน และพื้นที่ในการเก็บหนังสือ

80% ของหนังสือในท้องตลาดจึงไม่ค่อยมีโอกาสเติบโต เพราะผู้จำหน่ายอาจจะไม่เล่นด้วย

แต่เมื่อธุรกิจดิจิตอลเข้ามา ส่วน 80% ที่เหลือ ซึ่งดูด้อยกว่า หรือตามกฏแล้ว ก็เป็นส่วนที่สร้างรายได้ให้เพียง 20% ก็ได้มีโอกาสลืมตาอ้าปาก

กฏ 80/20 นี้ ก็ยังนิยมนำมาใช้กับกฏของ Parkinson เพื่อทำให้การทำงานผลิตผลงานออกมาให้ได้มากและดีที่สุด

กฏของ Parkinson นั้น ว่าด้วยการทำงานในเวลาจำกัด สมมติว่า มีงานหนึ่ง นายให้มาทำให้เสร็จภายใน 24 ชั่วโมง ด้วยความกดดันทางด้านเวลา บังคับให้คนทำงานต้อง focus ในงานเพื่อเค้นพลังทำงานให้สำเร็จเสร็จออกมาทันเวลา

แต่ถ้าให้งานเดียวกันนี้ ให้ทำให้เสร็จภายใน 1 สัปดาห์ 6 วันจะสูญเปล่าไปกับการที่ยังไม่ได้อะไรเป็นชิ้นเป็นอัน ถ้าเปลี่ยนเป็นให้ทำให้เสร็จภายใน 1 เดือน ก็จะมีเวลาที่เสียไปโดยเปล่าประโยชน์มากยิ่งขึ้น

ดังนั้น การที่ให้ระยะเวลาการทำงานที่มีความกดดัน (อย่างเป็นเหตุเป็นผล) มักจะทำให้ผลผลิตมีคุณภาพเท่าเทียมหรือดีกว่ามาตรฐาน เพราะมีการ focus กับงานที่มากกว่า

เวลาที่จะใช้ 2 กฏนี้รวมกัน จึงใช้ในลักษณะที่ว่า
1. จำกัดงาน เลือกเฉพาะสิ่งที่สำคัญ เพื่อจะได้ให้ระยะเวลาการทำงานสั้นลง (ตามหลักการ 80/20)
2. ทำให้ระยะเวลาในการทำงานสั้นลงโดยเลือกทำแต่งานที่สำคัญ (ตามหลักการของ Parkinson)

สรุปก็คือ เมื่อสองพลังผนวกเข้าหากัน คำตอบคือ การเลือกงานที่สำคัญที่จะสร้างรายได้ให้ได้มากที่สุด แล้วจัดตารางการทำงานให้กระชับมากๆเข้าและให้ชัดเจน

นี่เป็นหลักการแบบเดียวกับที่ 37signals ใช้ในการทำงาน

“
Let limitations guide you to creative solutions
There’s never enough to go around. Not enough time. Not enough money. Not enough people.

That’s a good thing.
“

ไปอ่านต่อได้ที่
http://gettingreal.37signals.com/ch03_Embrace_Constraints.php
โดยรวมแล้ว เป็นหลักการที่น่าสนใจ และน่าลองทำดู
ส่วนใหญ่แล้ว เราคงไม่สามารถเลือกทำงานแค่ 20% อย่างที่เราต้องการได้
แต่การจัดลำดับความสำคัญของงาน
และวางแผน execute งานไปตามลำดับ
มีการจัดการที่ดีกับงานที่ทำแล้วไม่ได้ประโยชน์มากนัก
ก็ทำให้เราจะได้ผลผลิต แทนที่จะเป็น 80% เฉพาะที่ focus ที่ 20% หลัก
แต่ยังได้ 20% ที่เหลือจาก 80% ด้วย

อ้างอิง
http://management.about.com/cs/generalmanagement/a/Pareto081202.htm
http://www.envisionsoftware.com/articles/Pareto_Principle.html
http://lifehacker.com/software/book-excerpt/parkinsons-law-and-the-4+hour-workweek-262343.php
http://www.aafp.org/fpm/20000900/76the8.html